Gestione delle Urgenze

Gestione delle Urgenze

scritto da Lorenzo La Cara

Il viaggio attraverso i mondi dell’organizzazione e della gestione finanziaria passa attraverso il sogno di poter superare con semplicità tutti gli ostacoli che ogni impresa affronta. Vivi con me questo fantastico viaggio.
Pubblicato il 03 Giu 2020

Il 2020 ci sta mettendo a dura prova, ormai è un dato di fatto. Un mondo sempre più digitale che, se da un lato offre opportunità alquanto allettanti, dall’altro inquina ed erode spazio nella nostra vita privata. Prendiamo l’esempio dei mezzi di comunicazione dell’era che stiamo vivendo: webinar, mail, riunioni digitali, videochiamate, sono tutti strumenti che ci connettono costantemente agli altri sotto l’aspetto professionale ma, ahimè, lo stesso identico strumento spesso viene utilizzato anche per la vita quotidiana limitando la nostra serenità.

Volenti o nolenti, condividere con gli altri spesso ci costringe a rinunciare ai nostri spazi, erodendo tempo ad ogni attività che saremo costretti a rincorrere. L’esempio pratico è l’uso della messaggistica istantanea (WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc.). Quanti di noi usano questo strumento per mettersi in contatto con colleghi o per organizzare riunioni di lavoro ma, al contempo, per comunicare con gli amici, condividere meme ironici con i nostri gruppi e per tenersi in contatto con gli affetti più cari? Di fatto utilizzare lo stesso strumento per due fini completamente diversi e che devono rimanere tali ci porta inevitabilmente in affanno.

Come organizzare il nostro tempo?

Una delle sfide più ardue è quella di organizzare nel migliore dei modi il nostro tempo. Studiando obiettivi che possano semplificare e ridimensionare al minimo il superfluo e dando spazio alle attività davvero importanti, vivremo sicuramente la sensazione che il nostro spazio temporale sia aumentato.

Ma cos’è il tempo? Ve lo siete mai chiesti? Un flusso di ore e minuti? Un mostro che ci corre dietro utilizzando le lancette come arma? La scansione del giorno e della notte, oppure della colazione del pranzo e della cena? Queste sono domande che almeno una volta ci si sarà posti. Questo succede perché la percezione del tempo è del tutto soggettiva. Ed ecco svelato il problema più grande da affrontare: cosa condividere con gli altri e, soprattutto, come sincronizzarci con loro?

Innanzitutto, bisogna iniziare a prendere coscienza di come usiamo il tempo. Proviamo a scrivere su un foglio di carta cos’è che determina le nostre scelte ed in che modo decidiamo di assegnare le nostre priorità nella giornata e di organizzare la nostra agenda.

Ogni decisione che prendiamo, specialmente a livello inconscio, avviene grazie ad un trigger di bisogni: una confusione di necessità determina scelte poco chiare. E’ proprio questo che determina quello che viviamo quotidianamente: disorganizzazione e sensazione di inadeguatezza specialmente di fronte agli imprevisti e alle urgenze. Riconoscere i nostri bisogni ci permette di tracciare la rotta verso un’organizzazione del tempo più equilibrata e, dunque, di superare i vincoli e i condizionamenti imposti dagli altri. Solo dopo aver individuato e riconosciuti i nostri bisogni come di primaria importanza potremmo facilmente capire cosa è davvero urgente, cosa è differibile e cosa, invece, sta invadendo il nostro tempo in maniera afinalistica. 

Pianificazione e Disciplina come nostri alleati

Come spesso spiego durante le mie lezioni con gli studenti di Accademia del Professionista, pianificazione e disciplina ci consentono di stabilire un programma, preferibilmente settimanale, che deve essere redatto considerando anche le eventuali interruzioni e gli imprevisti che possano sopraggiungere. 

Nello specifico, l’organizzazione delle proprie attività settimanali si dovrebbe articolare attraverso la definizione di Obiettivi e Parametri, come nell’esempio che segue:

  • Definire un lasso di tempo necessario per pianificare l’agenda e tutte le attività da svolgere durante la settimana.
    1. definire le attività ricorrenti (esempio: riunioni, meeting, corsi, ecc.)
    2. nel tempo rimanente svolgere per prime le attività riguardanti obiettivi a breve scadenza.
    3. il tempo restante dedicarlo alle attività riguardanti obiettivi a più lunga scadenza.
  • Saper affrontare le urgenze
    1. Creare uno slot di tempo Jolly da usare per le urgenze
  • Creazione di un protocollo di valutazione delle urgenze:
    1. analizzare se la problematica da risolvere è di tua competenza
    2. comprendere se l’urgenza, in realtà, non sia l’ansia di chi te la chiede
    3. imparare l’arte della delega
    4. imparare a dire di NO!
  • Un’attività differibile che impiega troppo tempo non andrebbe gestita durante un periodo intenso.

Per poter mettere in atto la nostra strategia fatta di Obiettivi e Parametri dobbiamo prima comprendere il concetto di urgenza visto che il tempo è una risorsa limitata, invece, le cose da fare ci sembreranno sempre infinite.

 

Il concetto di priorità e urgenza

Come detto prima bisognerebbe fare prima le cose tenendo conto delle loro scadenze, vediamo dunque come nasce il concetto di priorità. Abbiamo parlato di obiettivi ai quali affiancare i nostri parametri per raggiungerli; sarà proprio questa metrica del tutto personale e soggettiva che ci darà la scansione del tempo e del valore di priorità. Ragionando sugli obiettivi da raggiungere, spesso tendiamo a giudicare come prioritarie tante attività del nostro programma lavorativo riempiendo, così, il nostro calendario casualmente. Credendo di essere efficienti, in realtà, non facciamo altro che allontanarci costantemente dall’obiettivo senza raggiungere l’efficacia. Proprio in questo frangente nasce l’ansia che ci  fa sentire costantemente sotto pressione, senza una direzione e senza un metodo che aiuti a concentrare le nostre energie su quello che davvero conta per raggiungere gli obiettivi.

Ma quindi cos’è urgente? Potremmo, semplificando, definire urgente l’insieme di eventi ed attività che si presentano al di fuori di una pianificazione e che ci allontanano sensibilmente dal raggiungimento dell’obiettivo nella scadenza prevista.

 

Efficienza Vs Efficacia 

L’efficienza ci consente di fare tante cose nel più breve tempo possibile, lo stretto necessario. L’Efficacia, invece, ci consente di fare ciò che ci avvicina davvero ai nostri obiettivi seguendo un metodo scandito da pianificazione secondo parametri che ci siamo imposti.

L’organizzazione aziendale, pianificata secondo i criteri di efficacia, efficienza, priorità e urgenza rende i flussi di lavoro lineari in modo che le attività si susseguano nel giusto ordine  e senza dispendio di preziosissimo tempo. Al contrario si verificherà l’inefficienza e l’inefficacia in due modi: raggiungendo troppo tardi un obiettivo corretto (inefficienza), oppure raggiungendo un obiettivo sbagliato (inefficacia).

Una programmazione efficace ed efficiente non può però non considerare anche le urgenze e gli imprevisti. Una buona strategia può essere la pianificazione quotidiana di uno slot di tempo Jolly, per esempio una mezz’ora o un’ora, e, nel caso che non se ne verifichino, possiamo usarlo per la creatività, la formazione o semplicemente per mettere in ordine le cartelle del computer o dei documenti (attività che sono certo la maggiorparte di noi procrastina per molto tempo e che, magari, eseguite più spesso risulterebbero meno onerose). 

Ricordiamoci anche i parametri della gestione delle urgenze: delegare e saper dire di no. Delegare non significa far fare ad altri perché non abbiamo tempo o perché non abbiamo voglia di affrontare i problemi. Vuol dire, piuttosto, che nella gestione di una scadenza a brevissimo termine bisogna meticolosamente completare compiti, anche complessi, per cui non possiamo permetterci distrazioni derivanti da compiti secondari che avevamo sottovalutato e che, di conseguenza, diventano urgenti solo perché si presentano in prossimità della scadenza.  

Dire di No, vuol dire, come nel caso della delega, non farsi distrarre da compiti minori o da attività valutate da altri in modo sbagliato: bisogna ricordarsi che non si dice di no alle persone ma alle attività, in particolare, se queste possano farci essere meno efficaci. 

Ricordandoci questi tutti concetti, possiamo vivere consapevolmente le scelte, senza il senso di colpa che incombe ogni volta che deleghiamo o che rispondiamo di NO, non è sbagliato tutelare il proprio tempo per rimanere fedeli al raggiungimento dell’obiettivo.

In conclusione, per gestire al meglio il proprio tempo, bisogna definire gli appuntamenti fissi ed organizzare, al netto di questi, le attività su una scala di priorità dettata dalle scadenze sugli obiettivi da raggiungere. Le urgenze esistono, bisogna considerarle, ma solo un’eccezione e non la regola. Essere meticolosi ed efficienti, ci permette di limitarle al minimo senza perdere di efficacia. Delegare e saper dire di no non ci distrae dall’obiettivo ma, bensì, permette a noi e al nostro team di lavorare con maggiore serenità, evitando le frustrazioni e tutelando anche la vita privata di ognuno che, tengo a sottolineare, è sempre di primaria importanza.

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